Als Hochzeitsfotografin am Chiemsee treffe ich viele tolle Dienstleister – DJs, Floristen, Make-up Artists und in den letzten Jahren auch immer wieder Weddingplaner / Hochzeitsplaner.

Viele meiner Brautpaare stellen sich die Frage, welche Vorteile ein Hochzeitsplaner hat, welche Aufgaben übernommen werden und ob sich ein Weddingplaner für ihre Hochzeit “lohnt”.

Bei der ganz wunderbaren Hochzeit von Claudia & Olli in Gut Aiterbach am Chiemsee (mehr zu dieser Traumhochzeit ganz bald!) durfte ich die tolle Hochzeitsplanerin Verena Sophia Bauer (www.verenasophia.de) kennenlernen.

Stellvertretend für meine Brautpaare habe ich ihr ein paar Fragen zum Thema “Weddingplaner” gestellt. Wenn ihr weitere Fragen für Verena habt stellt sie einfach in den Kommentaren!

Die Bilder des Beitrags sind von unserer gemeinsamen Hochzeit in Aiterbach am Chiemsee.

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Was ist die Hauptaufgabe einer Hochzeitsplanerin, was macht eine Hochzeitsplanerin?

Eine Hochzeitsplanerin hat viele verschiedene Aufgaben :-) Das kommt auch ein bisschen darauf an, in welchen Bereichen das Hochzeitspaar noch Hilfe und Unterstützung benötigt bzw. wie weit es bereits selbst in der Planung vorangeschritten ist und ab wann ich mit einsteige.

In den meisten Fällen begleite ich meine Paare jedoch von Anfang an bis hin zu ihrem großen Tag! Dabei bin ich oft über ein Jahr lang als Beraterin an ihrer Seite und kümmere mich um Locationsuche, erstelle ein auf das Brautpaar individuell zugeschnittenes Dekorationskonzept (der rote Faden), recherchiere nach passenden Dienstleistern für die Hochzeit (z.B. Papeterie, Floristin, Hochzeitstorte, Entertainment etc.), gestalte die Ablaufplanung und vieles mehr.
Innerhalb dieser spannenden Vorbereitungszeit entwickelt sich sehr oft eine Freundschaft mit dem Brautpaar, die auch noch nach der Hochzeit anhält! Eine persönliche, lockere und freundschaftliche Beziehung zu jedem meiner Brautpaare ist mir sehr wichtig – Vertrauen ist das A und O! Denn schließlich ist die Hochzeit eine der wichtigsten und emotionalsten Ereignisse im Leben eines Paares!
Neben der Begleitung in der Vorbereitungszeit bin ich natürlich auch am Tag der Hochzeit mit vor Ort. Ich kümmere mich um den Aufbau der Dekoration, übernehme die Koordination aller Dienstleister (d.h. ich bin Ansprechpartner für DJ, Floristin, Fotografen etc.), sorge für einen reibungslosen Tagesablauf und wende allen Stress vom Brautpaar ab! Natürlich kann bei einer Veranstaltung auch immer mal etwas schief laufen (z.B. das Wetter spielt nicht mit und man muss einen Plan B finden, Gäste sagen in letzter Minute ab, Probleme mit Dienstleistern etc.), wichtig ist jedoch, dass das Brautpaar davon nichts mitbekommt und seinen großen Tag in vollen Zügen mit Familie und Freunden genießen kann!

Welche Aufgaben können übernommen werden?

Der Hochzeitsplaner kann im Prinzip alle anfallenden Aufgaben übernehmen – hier gibt es keine Grenzen :-)

Wichtige Aufgaben sind:

• Die Suche nach der passenden Location (inkl. Begleitung des Brautpaar bei den Locationbesichtigungen)
• Erstellung eines Dekorationskonzepts für das Brautpaar (Motto, Thema, roter Faden)
• Suche nach den geeigneten Dienstleistern, die dieses Konzept mit umsetzten (Florist, Papeterie, Torte, Musik, Stylist, Fotografen etc.)
• Tagesablaufplanung der Hochzeit (inkl. Koordination der Einlagen, Reden, Paarshooting, Torte anschneiden, Brautstrauß werfen etc.)
• Ansprechpartner für alle Dienstleister und Familie/Trauzeugen
• Gästemanagement (Koordination der Einladungen, Zusagen/Absagen, Unterbringung der Gäste in Hotels, Shuttle/Transport der Gäste)
• Festtagsbetreuung (Dekoration der Location/Kirche/Standesamt, Koordination und Organisation des Hochzeitstages, .berprüfung der Ablaufplanung)

Wie hilft eine Hochzeitsplanerin dem Brautpaar vor der Hochzeit?

Ein Hochzeitsplaner ist gleichzeitig Berater und auch Freund des Brautpaares. Er unterstützt das Brautpaar bei allen wichtigen Entscheidungen, gibt Tipps/Ratschläge, nimmt Ängste und Sorgen, wendet möglichst viel Stress vom Brautpaar ab und ist ein guter Zuhörer und Problemlöser :-)

Wie hilft eine Hochzeitsplanerin dem Brautpaar am Hochzeitstag?

Das wichtigste ist, dass das Brautpaar den schönsten Tag im Leben, in vollen Zügen genießen und erleben kann! Ausgelassen mit Freunden und Familie feiern kann, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass etwas schief läuft! Genau dafür ist der Hochzeitsplaner am Hochzeitstag da! Er dient sozusagen als „Puffer” und schirmt alle Probleme und Stress vom Brautpaar ab!

Welche Vorteile hat es für das Brautpaar, eine Hochzeitsplanerin zu engagieren?

Oh meine Lieblingsfrage :-) …und auch immer mit eine der ersten Fragen meiner Brautpaare beim ersten Kennenlernen! Aus meiner Sicht sind die wichtigsten Vorteile folgende:

• der Hochzeitsplaner ist routiniert in den Abläufen einer Hochzeit (er heiratet ja praktisch viele Male im Jahr :-)) – er kennt alle wichtigen To Do´s, Aufgaben, Termine, Deadlines
• der Hochzeitsplaner hat ein großes Netzwerk an Dienstleistern aufgebaut, mit denen er bereits zusammengearbeitet hat und deren Leistung er gut einschätzen und somit auch an das Brautpaar weiterempfehlen kann (meist kann der Hochzeitsplaner dem Brautpaar auch Rabatte weitergeben, die er mit den einzelnen Dienstleistern verhandelt hat)
• der Hochzeitsplaner kümmert sich um die gesamte Konzeption, Planung, Organisation, Budgetierung und Kostenkontrolle. Gerade für Brautpaare, die einen stressigen Job haben und daher selbst wenig Zeit für die Planung haben (aber trotzdem einen wunderschönen Tag erleben wollen) nimmt der Hochzeitsplaner eine Menge Arbeit ab. Das Brautpaar muss sich dann wirklich nur noch um die schönen Dinge kümmern, wie z.B. Entscheidung ob es Design 1 oder 2 für die Einladung werden soll oder ob Dekokonzept “rustic-chic” oder doch lieber “modern-urban“ besser gefällt. Das ist dann sogar eine schöne Ablenkung, auf die sich jedes Brautpaar immer wieder freuen kann :-)
• am Hochzeitstag selbst, übernimmt der Hochzeitsplaner die komplette Koordination und das Brautpaar kann den Tag ohne Sorgen und Stress genießen

Wie findet man die Richtige Weddingplanerin? Worauf sollte man achten?

Im Internet kann man inzwischen zahlreiche Hochzeitsplaner finden. Da kann man schon mal den Überblick verlieren :-)

Wichtig ist, dass man sich die Webseite und ggf. Referenzen/Arbeiten des Hochzeitsplaners genau ansieht. Meist erkennt man dadurch schon ganz gut, ob man sich mit dem Stil/Geschmack desHochzeitsplaners identifizieren kann.

Kreativität und Stil allein macht jedoch noch keinen guten Hochzeitsplaner aus. Wichtig ist, sich auch die berufliche Laufbahn genauer anzusehen. Ein Hochzeitsplaner MUSS ein Organisationstalent sein! Er sollte Erfahrungen im Bereich Kundenberatung und Projektmanagement/Eventmanagement mitbringen (viele Hochzeitsplaner kommen aus dem Bereich der Gastronomie/Hotellerie oder auch aus der Werbung/Marketing).

Ganz wichtig ist jedoch das persönliche Kennenlerngespräch (bei fast allen Hochzeitsplanern kostenfrei). Erst hier habt Ihr die Möglichkeit herauszufinden, ob Euch der Hochzeitsplaner sympathisch ist und ob ihr auf einer Wellenlänge seit! Meiner Meinung nach ist Sympathie letztendlich das wichtigste Entscheidungskriterium! Denn Euer Hochzeitsplaner wird Euch ein Jahr lang auf dem Weg zu Eurem wichtigsten Tag begleiten, unterstützen und beraten! Da sollte man sich dann schon auch ein bisschen gern haben und vor allem aufeinander verlassen können :-)

Warum bist du Hochzeitsplanerin geworden? Was magst du an deinem Job besonders?

Ich bin Hochzeitsplanerin aus Leidenschaft! :-) Schon vor 9 Jahren habe ich Tourismus-und Eventmanagement studiert, mit dem Ziel, irgendwann meinen Traum zu verwirklichen und Hochzeitsplanerin zu werden!

Ich liebe es kreativ zu sein und Dekorationskonzepte zu entwerfen – gleichzeitig aber auch mein Organisationstalent auszuleben. Ich bin ein sehr perfektionistischer Mensch, der nicht nur beruflich, sondern auch privat sein Leben komplett durchplant und nur mit „To Do-Listen“ überlebt :-)
Der Beruf des Hochzeitsplaners verbindet Beides: Kreativität und Planung/Organisation!

Aber noch viel schöner an diesem Beruf ist der direkte und vor allem persönliche/freundschaftliche Kundenkontakt – tagtäglich habe ich mit so vielen glücklichen Menschen zu tun!

Und dabei meine ich in diesem Fall nicht nur meine Brautpaare, sondern auch all die lieben Kollegen und Dienstleister mit denen ich zusammenarbeite – wie z.B. Lydia :-)

 

Obwohl der Beruf natürlich auch sehr anstrengend sein kann! Gar keine Frage! Aber es gibt nichts Schöneres, als am Ende eines stressigen Tages ein glückliches, lächelndes und dankbares Brautpaar zu haben <3

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Vielen Dank liebe Verena für deine ausführlichen Antworten! Ich freue mich auf viele wunderschöne gemeinsame Hochzeiten!

(Auf dem obigen Bild links meine Assistentin Moni, in der Mitte ich und rechts Verena)